4 vuistregels om openstaande facturen tegen te gaan

1. Ga het gesprek aan met de klant

Veel ondernemers vinden het lastig om openstaande facturen aan te kaarten, omdat ze bang zijn klanten te verliezen. Het is vervelend om steeds te moeten ‘zeuren’ over een factuur, terwijl je het liever over de groei van hun business hebt.

Toch is het belangrijk om hierover te praten met de klant. Heb je slechts enkele openstaande facturen? Bel de klant dan persoonlijk op. Een belletje is altijd beter dan een email. Bovendien weet je zo ook sneller waarom de factuur nog openstaat en kun je een eventuele klacht direct bespreken.

Is er geen duidelijke aanleiding? Leg dan uit dat een voorspelbare cashflow voor jou belangrijk is, omdat je daarmee meer ruimte hebt voor andere investeringen. Maak duidelijke afspraken over de volgende facturen. Je kunt zelfs zo ver gaan dat snel betalen voordelig wordt voor de klant. Denk aan een korting als facturen voortaan binnen 7 dagen worden voldaan.

Een klant is pas een goede klant als hij zijn rekening betaalt. Stimuleer snelle betalingen en blijf in gesprek.

2. Zorg voor een goed herinneringsproces

Heb je regelmatig last van openstaande facturen en een wat grotere portefeuille? Dan kun je misschien niet meer elke klant persoonlijk benaderen. Zorg dan dat je een standaard herinneringsproces hebt, zodat je niet steeds bij elke openstaande factuur het wiel opnieuw moet uitvinden.

Werk met standaard brieven, emails en whatsappjes, waar je enkel de naam en het logo op hoeft aan te passen. Het is wel zaak dat je er bovenop zit: uit onderzoek

blijkt dat hoe langer de factuur openstaat, des te kleiner wordt de kans dat je het bedrag nog kunt incasseren.

Denk bijvoorbeeld aan een volgende ‘workflow’:

• 1 dag na verstrijken: bel de klant voor een luchtig kattebelletje
• 3 dagen na verstrijken: stuur per mail een vriendelijke herinnering
• 16 dagen na verstrijken: stuur een aanmaning met een strenge toon
• 23 dagen na verstrijken: stuur een ingebrekestelling / WIK-brief
• 30 dagen na verstrijken: stuur een laatste aanmaning
• 37 dagen na verstrijken: geef de factuur uit handen aan een incassobureau

Let op: er gelden wettelijke regels waar een aanmaning of ingebrekestelling aan moet voldoen. Meer informatie of een voorbeeld ontvangen? Neem dan contact op.

3. Minder openstaande facturen? Maak betalen makkelijker!

Betalingen verwerken kan ook voor je klant een dagtaak zijn. Hoe makkelijker het is om te betalen, des te groter de kans dat je op tijd betaald krijgt. Zorg dus voor moderne betaalopties, zoals betaallinks via email of whatsapp. Je klant heeft met een druk op de knop de factuur betaald, wat de snelheid te goede komt.

Uiteraard wordt betalen ook makkelijker als facturen foutloos zijn. Zorg dus dat je altijd over de correcte gegevens en ordernummers beschikt.

4. Automatiseer je debiteurenbeheer met software

Wanneer je maandelijks diverse facturen maakt, uitstuurt en ook nog eens openstaande facturen moet opvolgen, kost dit al met al veel tijd. Veel ondernemers besteden de debiteurenadministratie daarom intern uit aan bijvoorbeeld de office manager.

Maar een extra FTE brengt ook een hoop kosten met zich mee. Wil je openstaande facturen terugdringen en er bovendien niet te veel tijd en geld aan kwijt zijn?

Automatiseer dan je debiteurenbeheer met debiteurensoftware. Voor een paar tientjes in de maand worden facturen automatisch opgevolgd.

Een debiteurentool, zoals MaxCredible, stuurt automatisch facturen, herinneringen en aanmaningen op basis van een standaard workflow. Door een koppeling met je boekhoudpakket of CRM systeem staat alle informatie correct op de factuur.

Klanten betalen via moderne betaalmiddelen, zoals betaallinks en bankkoppelingen, en bovendien krijgen ze dit via elk gewenst kanaal; van whatsapp tot aan mail. Ook dispuutmanagement, het on-hold zetten van facturen en het insturen van vorderingen naar een incassobureau zijn inbegrepen.

Meer weten over hoe je met debiteurensoftware openstaande facturen terugdringt? Neem dan contact op.