Beter debiteurenbeheer begint bij jezelf

Misschien niet een van de spannendste onderwerpen voor ondernemers en snelgroeiende bedrijven, maar wel ontzettend belangrijk: goed debiteurenbeheer. Voor startende bedrijven is debiteurenbeheer vaak een moetje. Tot ze geconfronteerd worden met de eerste late betalers, of nog erger; non-betalingen. Niet op tijd je geld binnenkrijgen heeft veel invloed op je eigen onderneming. Non-betaling zorgt voor minder winst en hoge kosten, de cashflow wordt minder voorspelbaar, je kunt eigen rekeningen minder snel betalen en bovendien kun je het geld niet steken in verdere groei. Met een paar simpele aanpassingen kun je late betaling voorkomen. Daarom in dit artikel alles over een beter debiteurenbeheer. Van de definitie en de voordelen, tot aan tips om je debiteurenbeheer te verbeteren.

Wat is debiteurenbeheer?

Nog even terug, wat is debiteurenbeheer precies? Vaak denkt men bij debiteurenbeheer alleen aan het incasseren van facturen. Maar het beheer van je debiteuren begint eigenlijk al ver voor je een contract afsluit met de klant en stopt pas als de betaling binnen is. De letterlijke definitie van debiteurenbeheer is: “Alle activiteiten die een onderneming uitvoert om te zorgen dat klanten hun openstaande rekeningen betalen. Doel is het zo effectief mogelijk incasseren van vorderingen voor een zo klein mogelijk risico op non-betaling tegen zo laag mogelijke inspanningen.”

Met andere woorden zorgt debiteurenbeheer dat late betaling minimaal blijft, maar wel met zo min mogelijk inspanning.

Het nut van een goed debiteurenbeheer

Wat is nu eigenlijk het nut van een goed debiteurenbeheer? Een hele hoop. Uit onderzoek blijkt dat 1 op 4 fallissementen veroozaakt wordt doordat bedrijven hun debiteurenbeheer niet goed op orde hebben. Bij startende bedrijven is zelfs 35 procent van de faillissementen het gevolg van slecht debiteurenbeheer. Snelgroeiende bedrijven, daarentegen, zien goed debiteurenbeheer en creditmanagement juist als 1 van de 7 belangrijkste pijlers voor hun groei. Kortom: debiteurenadministratie ligt aan de basis van elke succesvolle onderneming. Hoe kan debiteurenbeheer zoveel impact hebben op de bedrijfsvoering?

Wanneer het debiteurenbeheer niet op orde is...

Goed debiteurenbeheer gaat verder dan enkel factureren. Met een goed proces zorg je voor meer betalingszekerheid en kun je problemen met openstaande facturen voorkomen. Vaak danst het salesteam al op tafel als er een nieuwe deal is geclosed, maar in werkelijkheid is de ‘sale’ pas echt een feit als het geld op de rekening staat.

Niet elke ondernemer realiseert zich dat een paar dagen later betalen al veel impact heeft. Verminder je het saldo van openstaande facturen? Dan heeft jullie bedrijf bijvoorbeeld meer cash voor grotere bestellingen bij leveranciers. Jullie hoeven dan minder geld te lenen bij een bank en dat scheelt weer kosten aan rente.

De nadelen van matige debiteurenbeheer op een rij:

Hoge (personeels)kosten. Non-betaling en late betalingen brengen hoge kosten met zich mee. Jullie hebben al tijd gestopt in de levering en hebben dus al (personeels)kosten gemaakt, maar vervolgens blijft de betaling uit. Het najagen van facturen kost tijd en energie. Ook moet je de BTW over de factuur vooruitbetalen.
Minder cashflow. Door een matig debiteurenbeheer is cashflow minder voorspelbaar en zijn er meer openstaande facturen. Dit alles zorgt eveneens voor minder cashflow, waardoor eigen rekeningen op den duur niet betaald kunnen worden en er niet geïnvesteerd wordt in groei.
Extra financieringskosten. Niet alleen is er minder speelruimte om bijvoorbeeld meer in te kopen bij leveranciers. Ook hebben veel (MKB) ondernemingen een lening waar ze rente voor betalen. Krijg je minder snel je geld? Dat heb je meer financiering nodig, en dus betaal je op jaarbasis meer rente.
Minder aantrekkelijk voor financiers. Ook financiers weten maar al te goed dat een slechte voorspelbaarheid van cash en weinig grip op het debiteurenbeheer uiteindelijk leidt tot problemen. Daarom leidt een matige debiteurenadministratie tot minder financiering.
Extra administratieve kosten. Het klinkt misschien wat tegenstrijdig, maar juist door weinig tijd te steken in goed debiteurenbeheer, is jullie bedrijf onnodig veel tijd kwijt aan de debiteurenadministratie. Wanneer je het proces versnelt en automatiseert met slimme tools, maakt jullie bedrijf minder fouten, worden facturen sneller betaald en ben je veel minder tijd kwijt met het najagen van facturen.

Simpele rekensom: bereken wat een snellere betaling oplevert

Veel mkb’ers schrijven jaarlijks af op vorderingen en hebben een hoge Days Sales Outstanding (DSO), dus het gemiddeld aantal dagen dat facturen openstaan. Hoeveel geld ze dat op jaarbasis kost, weten de meeste bedrijven niet. Met een simpele rekensom breng je dit in kaart. Hierbij zie je direct wat het terugdringen van het aantal dagen betekent voor je kredietbehoefte en -rente.

Doorbreek de mythes van debiteurenbeheer

Hoe komt het dat bedrijven het debiteurenbeheer niet op orde hebben? Allereerst hebben ondernemers te veel vertrouwen in hun klanten. Ze zijn blij met elke nieuwe klant en denken dat het met de factuur wel goedkomt. Helemaal als het een bedrijf is waar ze al jaren zaken mee doen.

De eerste stap in goed debiteurenbeheer vraagt daarom een andere mindset van ondernemers. Een klant wil misschien wel betalen, maar kan het helemaal niet. Wees niet te goed van vertrouwen en neem debiteurenbeheer serieus.

Een andere mythe waar veel ondernemers mee rondlopen, is het idee dat snel factureren of een gesprek over facturen een negatieve impact heeft op de klantrelatie. Maar niets is minder waar. Elke goede klantrelatie begrijpt dat cashflow belangrijk is. Een klant is pas een goede klant als zij hun rekeningen betalen. Maak deelbetalingen en betaaltermijnen onderdeel van het gesprek.

12 tips voor goed debiteurenbeheer

Hoe zorg je nu voor een goed debiteurenproces? Volg deze tips en stappen voor minder kopzorgen over betalingen.

1. Begrip van de kosten.
Een eerste stap in beter debiteurenbeheer is te weten waar jullie organisatie nu staat en wat voor impact het terugdringen van de termijnen heeft op de kosten en groei. Lees meer over het berekenen van de Days Sales Outstanding (DSO) en rentekosten.

2. Beleg verantwoordelijkheid.
Sales, account management, directie en finance... zo’n beetje de hele organisatie maakt afspraken met klanten of is op een andere manier betrokken bij facturatie en betalingen. Zorg daarom dat 1 iemand echt eindverantwoordelijk wordt voor het toezien op betaaltermijnen, het verbeteren van het debiteurenproces en het controleren van overeenkomsten.

3. Inzicht in de klant.
We noemden het al: voor goed debiteurenbeheer is een andere mindset nodig. Zowel bij nieuwe als bestaande klanten kan er iets veranderen in de financiële situatie. Een simpele credit check en het monitoren van klanten zorgt dat jullie wijzigingen in de kredietwaardigheid direct zien. Bij veel creditmanagement- of debiteurensoftware zit dit automatisch in het pakket.

4. Leg afspraken vast.
Bij een mondelinge afspraak is het tijdens een conflict jullie woord tegen die van de klant. Voorkom verwarring en ruis, leg afspraken altijd vast. Werk bijvoorbeeld standaard met algemene voorwaarden waarin staat wat er gebeurt wanneer termijnen worden overschreden en werk met vaste betaaltermijnen. Neem deze afspraken ook kort door met de klant en zorg altijd voor een ondertekende offerte of akkoord per mail.

5. Factureer zo snel mogelijk.
Veel ondernemers factureren eens per maand, dus bijvoorbeeld op de eerste of laatste dag van de kalendermaand. Maar juist door facturen direct uit te sturen na levering, vervroeg je betaaltermijnen aanzienlijk en dring je de DSO terug. En deze gewonnen dagen leiden weer tot extra cash, meer groeiruimte en lagere kosten voor financiering.

6. Zorg dat facturen correct zijn.
Bij het leeuwendeel van openstaande facturen, ligt onenigheid over de correctheid van een factuur eraan ten grondslag. Dat kan zijn een foutief eindbedrag, een verkeerde tenaamstelling of een vergeten ordernummer. Dit soort fouten kun je gemakkelijk voorkomen door het gebruik van software, waarbij dit soort gegevens automatisch worden gevuld en gematched op basis van de offerte en gegevens van het bedrijf.

7. Kies voor moderne betaalmiddelen.
We kennen allemaal het gemak van betaalmiddelen als ‘Tikkie’. Betaallinks via Whatsapp, SMS of email leidt in 60% van de gevallen tot een snellere betaling. Of jullie nu de B2B of consumentenmarkt bedienen, zorg dat de betaling een fluitje van een cent wordt voor de doelgroep. Met de debiteurensoftware van MaxCredible kun je praktisch elk betaalmiddel aanbieden en zelfs de betaalflow afstemmen op de doelgroep. Ouderen krijgen brieven, jongeren krijgen een whatsappje met betaallinks en robotgestuurde calls, enzovoorts.

8. Kies voor originele communicatie.
Maak van betalen een feestje. Betrek het marketing team bij de communicatie en bedenk hoe jullie je facturen, herinneringen en betaal-bedankjes zo goed mogelijk kunnen laten passen bij de doelgroep. Zo blijft de tone-of-voice van jullie organisatie ook consistent in de facturatie.

9. Beloon goed betaalgedrag.
Klanten krijgen soms kortingen, bijvoorbeeld omdat zij in hogere oplages bestellen of juist vanwege een nieuw project. Zet voortaan tegenover een korting dan wel een kortere betaaltermijn, bijvoorbeeld 7 dagen. Of beloon klanten die snel betalen met een korting. Zo wordt snel betalen voor beide partijen aantrekkelijk.

10. Verklein het risico.
Risico nemen is niet altijd verkeerd. Sterker nog, het is onderdeel van ondernemen. Is jullie klant bijvoorbeeld een start-up met minder financiële stabiliteit, maar wel met veel potentie? Kijk dan of jullie het risico enigszins kunnen beperken door met deelbetalingen te werken. Deelleveringen bieden ook een goede oplossing bij grote of langdurige projecten.

11. Goed herinner- en aanmaanproces.
Ondanks al deze inspanningen, kan het dan alsnog voorkomen dat klanten laat betalen. Zorg voor een vaste timing met openstaande posten.

Een voorbeeld:

Vast betaaltermijn van 14 dagen, factuur direct na levering
Bel de dag na het verstrijken van de betalingstermijn
Betaalherinnering: 15 dagen na eerste factuurdatum
Telefonische herinnering: 21 dagen na eerste factuurdatum
Aanmaning: 30 dagen na eerste factuurdatum
Laatste telefonische poging: 44 dagen na factuurdatum
Neem ondertussen ook geen nieuw werk aan tot de factuur is betaald
Regel een degelijk (minnelijk en juridische) incassotraject.

12. Automatiseer het debiteurenbeheer.
Alle stappen volgen voor goed debiteurenbeheer kost veel tijd. Bij meer dan 100 facturen per maand, levert dit al gauw werk op voor 1 FTE. Kijk daarom eens naar debiteurensoftware. Met een tool als MaxCredible automatiseer je het hele bovenstaande debiteurenproces voor slechts 49 euro per maand, volledig gekoppeld met andere boekhoud- en klantsystemen.

Je stelt vooraf in wat de parameters zijn:

welke betaalmiddelen je klanten aanbiedt;
welke communicatiemiddelen je gebruikt bij elke stap (whatsapp, betaallinks, robotcalls - alles is mogelijk);
de timing van facturen, herinneringen en aanmaningen;
de flow bij disputen en wie eindverantwoordelijk is;
wel of geen automatisch incassotraject na verstrijking.

Deze parameters kun je zelfs aanpassen per doelgroep. Voor risicovolle klanten is de flow strenger, voor betrouwbare klanten minder streng, enzovoorts. Ook vult zo’n tool automatisch missende gegevens aan op facturen, krijg je melding van disputen en krijg je inzicht in de cashflow met rapportages. Dit alles leidt tot meer grip, minder administratieve kosten, meer cashflow en een gezondere organisatie.

Debiteurensoftware

Meer weten over onze debiteurensoftware voor ondernemers? Vraag dan hier meer informatie aan.